Jak mieć więcej czasu? …Mówiąc kolokwialnie: Nie da się! Doba każdego człowieka liczy dwadzieścia cztery godziny i dokładnie tyle masz do dyspozycji. Tak samo jak ja, Elon Musk, Bill Gates czy Ed Sheeran. Cały sekret tkwi w dobrej organizacji dnia. 

Żyjemy w zwariowanych czasach. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie czuł się przytłoczony chociażby liczbą powstających stron w internecie każdego dnia (w ciągu pisania tego posta pojawiło się 137 tys. nowych). Kiedyś pewnie zdarzyło ci się pomylić godziny funkcjonowania urzędu lub zapomnieć o czyichś urodzinach, uprasowaniu koszuli albo … (tu wstaw dowolny przedmiot frustracji).

Obowiązków stale przybywa, a czasu coraz mniej. Wraz z rozwojem cywilizacji zawsze nasila się poczucie, że coś nam ucieka, że zmarnowaliśmy wielką okazję. Rozwiązaniem tego konfliktu jest nauka patrzenia w przyszłość, krótko mówiąc – zarządzania czasem. Nikt się z tą umiejętnością nie rodzi, jednak posiadł ją każdy człowiek sukcesu, który umie cieszyć się życiem. Naucz się i ty!

Ale ja nie chcę być robotem...

Wielu ludzi żywi podświadomą nienawiść do planowania. Ta awersja bierze się najczęściej z lęku przed utratą luzu i możliwości improwizacji w życiu. Boją się, że sztywny plan zabierze im piękno spontaniczności. Wierzą, że uczyni z nich roboty, które będą bezwiednie wykonywać kolejne zadania, i już nigdy nie wyskoczą ze znajomymi na piwko.

Nic bardziej mylnego! Godzinowy plan dnia, gdzie każda sekunda została zagospodarowana i najmniejsze odchylenie powoduje zawalenie się piramidy, nie jest najlepszym przykładem, lecz o wiele większe zagrożenie stanowi właśnie brak planu. 

Oddajesz się wtedy w ręce losu, a on, jak wiadomo – lubi płatać figle. Nie kontrolujesz swojego czasu, więc przecieka ci swobodnie przez palce. Wiele czynności wykonujemy chaotycznie i nieefektywnie. Gdy wybierasz się na zakupy do sklepu, nie wiedząc, co chcesz kupić, prawdopodobnie zmarnujesz o wiele więcej czasu i pieniędzy, niż to konieczne. Akcja potoczy się zupełnie inaczej, gdy masz ze sobą listę zakupów – śmigasz od jednej półki do drugiej i szybko wracasz do domu, dzięki czemu masz czas na ważniejsze rzeczy.

Bez planu nie jesteś przygotowany na ewentualne przeszkody. Nie będziesz wiedział, jak zachować się w danej sytuacji, co prowadzi do obniżenia pewności siebie i podwyższenia poziomu stresu. Odkąd planuję swoje życie, z dnia na dzień, z miesiąca na miesiąc, mało co jest w stanie mnie zaskoczyć.

Aby nie dać się zdominować codziennej gonitwie, nakręcanej dodatkowo przez media, musisz zacząć żyć na własnych zasadach. Kluczem jest to, żeby dopasowywać plan do rzeczywistości, a nie rzeczywistość do planu. Dziś pokażę ci pierwszy krok w tym kierunku, ale najpierw przeczytaj tę historię:

Lądowanie w Normandii było wstępną fazą operacji Overlord, największej pod względem użytych sił i środków operacji desantowej w historii wszystkich wojen. D-day – czyli dzień lądowania, był wielokrotnie przekładany. Wzięło w nim udział 24 tysięcy spadochroniarzy i piechoty, oraz 160 tysięcy żołnierzy sił specjalnych. Zrzucono ponad 9000 ton bomb. Wzięło w nim udział również ponad 7000 jednostek pływających, w tym 1200 okrętów wojennych. Brzmi jak całkiem skomplikowana operacja, prawda?

Duża jej część nie poszła zgodnie z ustaleniami. Praktycznie wszystko się wysypało. Czy jednak alianci pokonali siły III Rzeszy? Oczywiście! Po zakończeniu działań generał Eisenhower, dowódca operacji, został zapytany:

– Po co w takim razie przez 2 lata planowaliście tą operację, skoro jej duża część przeprowadzona była zupełnie spontanicznie?

Ten odpowiedział bez większego namysłu:

– Plan był niczym, lecz planowanie było wszystkim.

Jak widzisz, stosunkowo często w naszym życiu nie wszystko idzie zgodnie z planem. I to jest dobre! Nie ma nic złego w odpuszczeniu od czasu do czasu i improwizowaniu. Nie stanie się nic wielkiego, jeżeli podczas podróży do Ameryki trafisz na rajską wyspę pośrodku oceanu.

Jakikolwiek system, plan jest po prostu lepszy niż jego brak. Planowanie pozwala ogarnąć rzeczy pozornie nie do ogarnięcia, znaleźć powiązania, których normalnie bez długopisu i kartki papieru nie byłbyś w stanie dostrzec, porządkuje Twoje myśli, wartości, życie. Pozwala na osiągnięcie maksymalnej efektywności i konsekwencji w działaniach.

Kapitanie, dokąd zmierzasz?

To pytanie powinieneś sobie zadać jako pierwsze – i ma o wiele głębszy sens, niż ci się wydaje. Muszę przyznać, że bardzo długo zbierałam się do pisania tej serii, w ogóle planowania tego posta! Wiedziałam, że będzie to jeden z ważniejszych cykli na blogu, jakie chciałam przeprowadzić od samego początku. Nie będę się powtarzać, bo powyżej podałam już masę powodów, dla których chcę przekazać Wam tę wiedzę.

A mimo to podchodziłam do tematu planowania jak pies do jeża. Wielokrotnie obszczekiwałam go w myślach, podchodziłam, to znów się cofałam i dźgałam kijaszkiem z daleka. Na początku jest prosto, bo z konkretnymi zasadami, jakie tu przedstawię, to szybka i łatwa do ogarnięcia dyscyplina; z drugiej niezwykle szeroka, złożona dziedzina do indywidualnej modyfikacji. A przynajmniej ciężko ująć ją w słowa. 

Dlatego wybaczcie proszę miejscami zawiły, górnolotny język lub ,,lanie wody”. Nie ukrywam, że pewnie będzie trochę ,,coachingowania”. Nie wiem, czemu ludziom tak źle się to słowo kojarzy, bo oznacza po prostu pozytywne nakłanianie do zmiany. Sama też kiedyś machałam ręką na takie banały, do momentu, aż nie odkryłam, że najbardziej prawdziwym z nich jest ,,najciemniej jest pod latarnią”. Czasem będziesz musiał odrzucić dawne przekonania i obiektywnie spojrzeć na całość tekstu. 

Stephen Covey powiedział, że:

Nie chodzi o to, by nadawać priorytety temu, co masz w planie, ale by planować zgodnie z priorytetami

Większość mentorów zaczyna od konstruowania planu dnia. Ja postanowiłam odwrócić ten trend. Po długim namyśle doszłam do wniosku, że nie mogę zacząć Was uczyć właściwego planowania, dopóki nie ustalicie, jakie macie priorytety, w życiu i pracy. 

Priorytet - co to takiego?

Jak chcesz, żeby wiadomość szybko doszła, to wysyłasz priorytet z potwierdzeniem :’) A gdy chcesz żyć pełnią życia, być szczęśliwym człowiekiem i piąć się w górę każdego dnia – ustalasz swoje priorytety. Na ich podstawie planujesz całą resztę.

Człowiek bez takich założeń jest niczym statek, który nie wie, dokąd ma płynąć. Nie ma portu docelowego, nie widzi latarni. Dryfuje w kółko po morzu istnienia, spokoju zaznając dopiero po śmierci. To wszyscy twoi wiecznie zapracowani znajomi, którzy robią tak wiele i nigdy nie mają czasu na choćby odrobinę relaksu… ale nic z tego nie wynika. Czy ty sam przypadkiem nie jesteś tego przykładem?

Zatrzymaj się na chwilę. Zastanów się, po co robisz to, co robisz, i co z tego wynika. Czy to cię satysfakcjonuje? Czy ty na to zasługujesz? Czy dzięki temu przybliżasz się do spełnienia swoich marzeń? Prawda może zaboleć. Wykonywanie zadań bez celu sprawia, że szybko tracimy motywację i zapał do pracy. Żeby cokolwiek zbudować, potrzebne ci fundamenty. Chyba nie postawiłbyś 100-piętrowego wieżowca na słomianym klepisku? 

Obecność priorytetów nie pozwoli ci zgubić się w natłoku ważnych spraw. Będziesz płynął prosto do celu i żadne morskie syreny, jak nowy odcinek serialu, nie będą w stanie cię rozproszyć. W tym momencie wystarczy, że zweryfikujesz, czy twoje postępowanie zgadza się z priorytetami, posuwa cię do przodu – i albo kontynuujesz budowę przyszłości, albo porzucasz bezużyteczną czynność. 

Jak ustalić priorytety?

Zaczynamy z grubej rury. Zasadniczo priorytet jest to odpowiedź na pytania: Co mnie tak naprawdę kręci? Co chcę robić w życiu? Kim na pewno chcę się stać? Na czym mi najbardziej zależy? Zapewne poczułeś się zniechęcony, widząc, że już na samym początku musisz się zmierzyć z tak trudnymi, egzystencjalnymi pytaniami. Jednak droga do odpowiedzi jest o wiele prostsza, niż ci się wydaje!

Priorytety stoją tuż obok pasji. To zrozumienie istoty tego, do czego dążysz – raczej nie mam tu na myśli osiągnięć w stylu awansu w pracy (chyba, że zdobywanie awansów to faktycznie twoja największa pasja). Ten awans jest jedynie środkiem do celu, np. dla zdobycia pieniędzy na podróż dookoła świata, bo od zawsze czułeś przyjemny dreszczyk na myśl o dalekich podróżach. 

Kluczowe są tu przymiotniki typu ,,NAJbardziej”. Są rzeczy ważne i ważniejsze, a NAJważniejsze musi być NAJważniejsze! Chcielibyśmy zrobić wszystko, spróbować każdej potrawy, przeczytać każdą książkę i blog, lecz wiemy, że z fizycznego punktu widzenia jest to niemożliwe. Nie da się zjeść ciastka i mieć ciastko. 

Dlatego musimy wybrać do skosztowania to, co wydaje nam się najbardziej interesujące. Jedynie 20% naszych działań odpowiada za 80% sukcesu. I tak możemy skupić się zdobywaniu tych rzeczy, lub całe życie pożywiać się resztkami ze śmietnika, bo a nuż znajdzie się w nich przypadkiem diament? Tak, niestety, robi większość społeczeństwa. 

Nie znajdziesz nigdzie gotowej listy priorytetów. Nikt nie będzie marzył za ciebie! Musisz poznać swoje najskrytsze pragnienia. Każdy z nas ma inne upodobania, zainteresowania, i inne cele w związku ze swym przyjściem na świat. Mogę tylko na zasadzie przykładu pokazać ci, gdzie leżą moje ambicje, a są to: Konie, Nauka (jako dyscyplina), Zdrowie, Szkolenie ludzi i Pisanie. 

Oto ćwiczenie, za pomocą którego ustalisz życiowe priorytety. Gwarantuję, że efekty już tego jednego, prostego zadania zaowocują spektakularną zmianą twojego myślenia. Będzie nam potrzebne później podczas planowania długoterminowego, dlatego nie marudź – zapisuj 😉

1. Zarezerwuj sobie na to zadanie min. godzinę czasu.

2. Weź kilka kartek, długopis i flamaster (opcjonalnie).

3. Zamknij oczy i wyobraź sobie, jak wyglądałby twój idealny dzień. Całkowicie popuść wodze swoje wyobraźni. Nie zastanawiaj się długo; pisz z samego serducha. Gdzie jesteś? Jak wygląda wymarzony dom, w którym mieszkasz? Jakiego koloru są ściany, meble, jakie masz sprzęty? Co rośnie w ogródku, jeżeli go posiadasz? Jakie zwierzęta widzisz? Z kim mieszkasz? Czy masz dzieci? Jaka jest pogoda? Co robisz? Co przeżyłeś? Jak pracujesz? Z kim się spotykasz? Ile masz pieniędzy? 

4. Skrupulatnie przelej swoją wizję na papier. Zanotuj każdy, najmniejszy szczegół. 

5. Flamastrem podkreśl najważniejsze fragmenty. Wyznacz maksymalnie 5, a najlepiej 3 obszary życia, które są dla ciebie najważniejsze, na podstawie tego, co zobaczyłeś. 

Oczywiście priorytety mogą się zmieniać pod wpływem pewnych wydarzeń, ale przez większość czasu pozostaną stałe. Po drodze możesz napotkać sztormy, góry lodowe, zwyczajnie zboczyć z kursu; twój plan na życie może ulegać drastycznym transformacjom, ale na przestrzeni lat ogólny kierunek wyznaczany przez nasze 3 latarnie pozostanie ten sam. Dzięki temu cały czas będziesz doświadczał poczucia spełnienia i zyskasz masę pewności siebie.

Dzisiaj post w wersji lite – przygotujcie się na bombę, bo w kolejnym dopiszemy do priorytetów konkretne cele i umieścimy je na osi czasu 🙂 Dla niecierpliwych mam 2 gotowe planery cel+strategia ↓

Będę starała się pokazać mój świat planowania ,,od kuchni", krok po kroku wprowadzać zmiany na lepsze w waszej organizacji - i tu jestem bardzo ciekawa, jakie są wasze pomysły na planowanie. Koniecznie podziel się nimi w komentarzu, oraz ze swoimi znajomymi!

Jeżeli dodatkowo posiadasz artystyczne zainteresowania, mam dla ciebie mój Instagram oraz kanał na Youtube🙂